Een senior marketeer vertelde me dat ze onlangs telefonisch in contact was gekomen met een manager die plannen had om zijn team flink uit te breiden. Er was even sprake van dat ze hem tijdelijk zou kunnen ondersteunen in deze fase, maar door haar huidige opdracht zat dat er voor de korte termijn niet in. Wel bood ze hem direct aan om eens met hem mee te denken in de fase waar hij nu in zat, ter inspiratie. Ze hadden elkaar nog niet eerder ontmoet. Ze opperde om eens koffie te drinken. De reactie van de manager was helder en kort: geen tijd. Bam.

Het begrip ‘koffie drinken’ is sympathiek en toegankelijk en ‘het maken van een afspraak’ klinkt veel zakelijker en afstandelijker. De kracht van het maken van een koffie-afspraak zit vooral in een goeie voorbereiding. Het gaat om de juiste aandacht. Waarom mag iemand jou niet missen?

Onze 5 tips voor een koffie-afspraak:

1: betrek het eerst op jezelf
Vraag je eerst eens af door wie jij zèlf bent uitgenodigd in de afgelopen tijd en wat jouw reactie was. Als je er niet op ingegaan bent, waarom niet en hoe heb je dit aangegeven bij degene die jou heeft uitgenodigd? Als je wel inging op één of meerdere uitnodiging(en), welke ervaring(en) blijven je bij?

2: help iemand die jou ‘warm’ in contact kan brengen
Wil je graag contact leggen met iemand die je nog niet kent, kijk dan of er in jouw netwerk (bijvoorbeeld via linked in) iemand is die deze persoon al wel kent. Help diegene dan ook echt om jou te introduceren. Denk daar goed over na! Dit vraagt om een goed verhaal (het waarom?) en ook vertrouwen en gun. Geen garanties! Bedank de persoon uit jouw netwerk altijd voor de inspanningen.

3: formuleer concreet de insteek van de kop koffie / belang van de ander voorop
Zomaar een kop koffie is veel te vaag. Maak het interessant, wat heb je te delen, waar wil je het over hebben? Dit vraagt om een heel goeie voorbereiding en ook om authenticiteit. Zodra jouw eigen belang voorop staat voor een afspraak wordt het eerder irritant dan relevant. Het lijkt zo simpel, maar dat is het echt niet.

4: vraag wanneer het wel uitkomt
Door drukte, prioriteiten of wat dan ook kan het soms niet uitkomen om af te spreken. Als jij echt overtuigd bent dat jullie elkaar moeten ontmoeten, dan gaat dit ook gebeuren. Als stiekem toch je eigen belang voorop stond voor het kopje koffie, dan laat je zo’n reactie misschien voor wat het is en stopt het contact. Dit zegt al wat. Dit is ook mijn reactie aan de marketeer: maak geen aannames voor de manager en doe binnenkort een nieuw voorstel met natuurlijk ook een relevant onderwerp waar je het over wilt hebben.

5: koester je koffie-vrienden
Een kop koffie is een middel en geen doel! Als je iemand hebt gesproken, zorg er dan voor dat je dit contact onderhoudt en sta open voor vervolg. Al dan niet met afgesproken termijnen. Het gaat erom dat je elkaar leert kennen, meedenkt en aan elkaar denkt. Koffie verbindt. Als het goed is.